KIWorkshop

KI-Workshop für produzierende KMU: Use Cases finden und priorisieren

Zwei Workshops mit Geschäftsleitungen produzierender B2B-Unternehmen: einmal in der Zentralschweiz, einmal in Bayern. Dasselbe strukturierte Vorgehen entlang der Wertschöpfungskette, zwei Unternehmensrealitäten, klare Ergebnisse.

Zeitraum April 2026

Ort Schweiz & Bayern

KI-Workshop Miro Board: Use Cases entlang der Wertschöpfungskette

Ausgangslage

Ich durfte zwei Geschäftsleitungen produzierender B2B-Unternehmen durch denselben Orientierungsprozess begleiten: ein KMU mit rund 30 Mitarbeitenden bei Luzern, und ein Unternehmen mit rund 200 Mitarbeitenden in Bayern als Teil eines internationalen Konzerns. Beide wollten strukturiert klären: Wo setzen wir mit KI sinnvoll an, und wie priorisieren wir?

Format und Ablauf

Beide Workshops folgten demselben Grundprinzip: erst den Rahmen setzen, dann gemeinsam und konkret werden. Der erste fand als halber Tag statt, der zweite über zwei halbe Tage, was mehr Tiefe bei der Ausdetaillierung der Top-Use-Cases ermöglichte.

KI-Input zur Einordnung: Zum Einstieg ein strukturierter Überblick zu KI-Grundlagen, Automatisierungsebenen und hilfreichen Frameworks. Ziel ist ein gemeinsamer Denk- und Sprachrahmen, der den anschliessenden Workshop produktiver macht.
Use Cases sammeln entlang der Wertschöpfungskette: Interaktiv auf einem eigens vorbereiteten Miro-Board, spezifisch für das jeweilige Unternehmen. Bewusst nicht nur Produktion und Kernprozesse, sondern auch Satellitenprozesse wie Marketing, Vertrieb, Administration, Buchhaltung und Customer Support. Orientierung an Pain Points, vorhandenen Daten und genutzten Tools.
Priorisierung und nächste Schritte: Die gesammelten Use Cases werden gemeinsam in eine Aufwand-Mehrwert-Matrix überführt. Ergebnis: klare Quick Wins und Projekte mit grösserem Scope und höherem Impact.

Miro Board KI-Workshop: Use Cases entlang der Wertschöpfungskette

Die drei KI-Ebenen als Orientierung

Ein zentrales Strukturelement in beiden Workshops war die Unterscheidung, auf welcher Ebene KI wirken soll:

KI auf Mitarbeiterebene: Befähigung jedes Einzelnen im Umgang mit KI-Tools, etwa für Recherche, Texterstellung oder Kommunikation.
KI in Prozessen: Gezielte Integration dort, wo immer wieder ähnliche Aufgaben anfallen, z.B. bei der Verarbeitung unstrukturierter Daten oder bei wiederkehrenden Auswertungen.
KI auf Geschäftsmodellebene: Chancen und Risiken durch KI für das eigene Geschäftsmodell, mögliche Szenarien, langfristige Positionierung.

Wie wir priorisiert haben

Jeder Use Case wird gemeinsam entlang zweier Dimensionen bewertet:

Mehrwert: Wie viel manuelle Zeit fällt aktuell an? Wie häufig tritt der Fall auf? Wie gross ist das Einsparpotenzial? Gibt es Qualitätsgewinne, Effekte auf Mitarbeiterzufriedenheit oder Kundenerlebnis?

Aufwand: Sind die nötigen Daten verfügbar und in ausreichender Qualität? Wie komplex ist die technische Integration? Lässt sich der Use Case mit bestehenden Tools umsetzen?

Die Einschätzung erfolgt gemeinsam mit der Geschäftsleitung, weil der interne Kontext entscheidend für eine realistische Priorisierung ist. Das Ergebnis ist in beiden Fällen eine klare Matrix mit Quick Wins und längerfristigen Projekten.

Ergebnis

Beide Workshops endeten mit einer priorisierten Liste von KI-Use-Cases und definierten nächsten Schritten. Mindestens genauso wertvoll: die Gewissheit, strukturiert an alles gedacht zu haben. Wer die gesamte Wertschöpfung systematisch durchgeht, kommt auf Ansatzpunkte, die im Alltag nie aufgetaucht wären. Dass dasselbe Format in zwei sehr unterschiedlichen Unternehmensrealitäten zu denselben positiven Erfahrungen geführt hat, bestätigt: Die Methodik funktioniert, weil sie das Unternehmen in den Mittelpunkt stellt.